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Utilisation rapide de la visioconférence

Documentations en français et très courtes du constructeur

Accéder à la salle et se procurer les télécommandes (visio et vidéoprojecteur) si elles ne sont pas sur place.

Pour le site de Paris, il convient déjà de mettre en place l'équipement qui n'est pas à demeure, et qu'il faut connecter :

  • Le matériel est enfermé dans un placard technique, à l'arrière de la salle à droite quand on regarde l'écran, sur un chariot à déplacer dans la salle.
  • Connecter la prise électrique 230V.
  • Connecter le câble réseau RJ45 à la prise numérotée 13 au ras du sol, sous la tablette et pas dans la prise 12 au niveau de la connectique video.
  • Connecter un câble video entre la caméra de l'appareil de visio-conf (celui qui possède la caméra) et le video-projecteur (prise murale marqué informatique si elle marche, sinon video projecteur portable).
  • Descendre l'écran délicatement (qui doit toujours être remonté après utilisation), sans dépasser le marquage rouge "STOP".

Allumer le vidéoprojecteur ou l'écran plat.

Allumer le boitier de visioconf, cad le module avec la caméra : bouton en face arrière à gauche.

On doit voir apparaitre un menu d'accueil. Si non, il convient de vérifier la configuration video :

  • Danjon : source vidéo : usage du bouton "RGB" vers la position BNC
  • bât 15 : télécommande NEC, bouton vert "on"; source vidéo "S-Vidéo"

Positionner le micro nomade (triangulaire) près des conférenciers.

Une fois le boitier de visioconf allumé, on a donc un écran d'accueil. On peut y revenir à tout instant en utilisant la touche "accueil"

On se voit dans une vignette, bien cadrer en utilisant la touche "caméra", puis les flèches et le zoom +/- puis "accueil"

  1. Appeler ou attendre qu'on vous appelle selon le cas :

    • Appelant :
      • Si le correspondant est dans l'annuaire : sélectionner "Annuaire", choisir la destination puis "Appel"
      • S'il n'est pas dans l'annuaire, saisir son nom (p. ex. visio.univ-truc.fr) ou adresse IP (il existe une touche "point") puis "Appel"
    • Appelé :
      • Ne rien faire et attendre
  2. La conférence peut maintenant se dérouler

  3. Veiller à ce que le micro nomade soit bien activé :
    • Le bouton rouge ne doit pas clignoter
    • On ne doit pas voir de symbole "micro barré" à l'écran
  4. Une fois la conférence terminée, appuyer sur "Raccrocher"
  5. Éteindre le boitier de visioconf, le vidéoprojecteur ou l'écran
  6. Ranger le micro sur le boitier visioconf en rangeant bien le fil
  7. Pour la salle de Paris, remettre la salle dans la même situation que vous l'avez trouvée
  8. Refermer la salle, cf. aspects pratiques

Aspects pratiques

Lieux

Quatre salles possèdent un système de visioconférence :

  • Paris, ateliers d'artistes, salle André Danjon, gérée par le SYRTE et l'IMCCE

    • accès : clef au gardien du 77
    • télécommandes : sur place
    • téléphone fixe : 01 40 51 22 21 (standard) puis poste 24 47 (salle Danjon)
  • Meudon, bâtiment 14, salle 016 (dite "CODAM"), géré par le LESIA

    • politique d'utilisation : le LESIA accepte l'utilisation de cette salle par les autres personnels dans les cas où la salle du bât. 15 est occupée et celle du 14 libre
    • accès : demander le code au LESIA
    • télécommandes : dans le tiroir du meuble central
    • téléphone fixe : 01 45 07 71 53
  • Meudon, bâtiment 15, salle 24, géré par la DIL

    • accès : contrôlé par badge en permanence, demander au poste de garde
    • en partant : bien fermer la porte (le voyant rouge du lecteur de badge doit clignoter) mais ne surtout pas fermer le verrou
    • télécommandes : sur place
    • téléphone fixe : 01 45 07 76 36
  • Nancay, géré par Samuel Garnier

Réservation

Lieu Disponibilité et réservation
Paris, salle Danjon site de réservation de l'Observatoire (authentification LDAP)
Meudon, bât. 14 site de réservation du LESIA
Meudon, bât. 15 site de réservation de l'Observatoire (authentification LDAP)
Nançay voir Samuel Garnier

Assistance

Ni la DIL ni la DIO fournissent de l'aide pour la mise en place et l'utilisation de la visioconférence.

Dans le passé, une personne de la DIL aidait à la mise en place de l'équipement de Paris en salle Danjon mais il semble que suite à son départ, ce rôle n'ait pas été repris.

La DIO a démarré cette documentation qui se voulait collaborative, mais qui au final a vu très peu de contributions. Si vous constatez des obsolescences ou voulez proposer des ajouts, n'hésitez pas à contacter la DIO via le canal habituel.

Il est fortement conseillé de se familiariser avec l'utilisation du matériel avant le jour de la visioconférence, p. ex. avec les salons de tests. D'expérience, il est illusoire d'arriver 5 minutes avant la visioconférence si l'on n'est pas familier avec le matériel.

Si vous n'arrivez pas à utiliser le système malgré cette documentation, nous vous conseillons de demander de l'aide auprès d'un collègue qui sait l'utiliser.

Noms et adresses IP des équipements

Lieu Nom Adresse IP
Paris, salle Danjon visio-paris.obspm.fr 145.238.196.20
Meudon, bât. 14 visiolesia.obspm.fr 145.238.185.21
Meudon, bât. 15 visio-meudon.obspm.fr 145.238.185.20
Nançay nanvisio.obs-nancay.fr 193.55.144.183

Caractéristiques techniques

Matériel présent dans les salles :

  • équipement de visioconférence POLYCOM VSX 7000 avec caméra
  • module VisualConcert avec câble vidéo VGA pour connexion PC portable et microphone nomade
  • caisson de basse intégrant un module RNIS
  • microphone nomade
  • vidéoprojecteur fixé au plafond, de marque Hitachi (Danjon) ou NEC (bât 15) - grand écran plat (bât 14)

Caractéristiques :

  • ces matériels implémentent les protocoles H323 sur IP (Internet) et RNIS (téléphone).
  • ils permettent de connecter simultanément quatre sites, à la vitesse maximale de 2 megabits/s.
  • spécifications techniques détaillées

FAQ : foire aux questions

  • Est-ce que le site de Nançay dispose d'un tel équipement ?

    Oui, cf plus haut. Il s'agit d'un équipement du même type : POLYCOM VSX 7800. Le contact pour cet appareil est Samuel Garnier, responsable logistique, au 02 48 51 86 23.
    Son adresse IP est 193.55.144.183.

  • Est-il qu'il peut y avoir un problème de filtrage IP (firewall) ?

    Pas du coté de l'Observatoire : les adresses IP des équipements sont entièrement ouvertes sur tout l'Internet, en entrée comme en sortie. Le problème peut être du coté du site distant, qui lui n'a peut-être pas ouvert les ports TCP et UDP nécessaires.

  • Existe-t-il des équipements de test allumés 24h/24 sur lequels on peut se connecter pour savoir si tout va bien de notre cote ?

    Oui, il en existe un certain nombre mis à disposition par des fournisseurs, comme Polycom ::

    • 140.242.46.50 (Polycom, Angleterre)
    • 140.242.250.200 (Polycom, USA)
    • 140.242.250.201 (Polycom, USA)
    • 140.242.250.202 (Polycom, USA)
    • 140.242.250.203 (Polycom, USA)
    • 140.242.250.204 (Polycom, USA)
    • 213.223.125.125 (Genedis, fournisseur de Nançay)
  • À combien de sites peut-on tenir une conférence ?

    Au maximum 4. Au delà, il faut regarder le services proposé par l'IN2P3 - cf utilisation avancée

  • Peut-on utiliser un logiciel de visio-conférence sur son PC muni d'une webcam et d'un micro ?

    Sans doute s'il supporte le protocole H323. Tout retour d'expérience est le bienvenu ! Merci de nous faire part de ce qui marche et de qui ne marche pas. Un logiciel est vendu par POLYCOM, pour les personnes intéressées.

  • Peut-on utiliser une connexion téléphonique (RNIS) pour se connecter à un autre site ?

    Non, les équipements ont la fonctionnalité, mais la location de lignes RNIS n'a pas été faite, considérant que le débit sur Internet est suffisant. Seule la salle du LESIA dispose de ce type d'accès.

  • À quelle vitesse est-il conseillé de se connecter ?

    Par défaut, 384 kilobits/s. Mais on peut augmenter la vitesse jusqu'à 2 megabits/s, si cela améliore les choses (meilleur rafraichissement de l'image), ce qui n'est pas systématique. A vérifier au cas par cas. Inversement, il peut être utile de descendre à 256 kbs, voire 128 kbs, si le débit réseau utile avec le site distant est faible.

  • À quoi sert la prise et le cable vidéo du boitier à coté du haut-parleur ?

    Il permet de relier un ordinateur pour envoyer l'image de l'écran de l'ordinateur chez le correspondant "lointain".

Utilisation avancée

Documentations POLYCOM sur le VSX 7000 :

Documentations sur la visio-conférence au sein de la communauté recherche :

Rendez-Vous visio très simple de Renater sans installation d'application spécifique, juste le navigateur web. https://rendez-vous.renater.fr/ tout ce passe donc à travers le navigateur web, plusieurs navigateurs sont supportés https://rendez-vous.renater.fr/unsupported_browser.html possibilité de partager son écran et de visio conf à plusieurs.

Vous êtes guidé pas à pas pour créer une visio et vous avez juste à communiquer une adresse web aux participants

Renavisio propose un système gratuit d'ouverture de visio ou/et Teleconf accessible via la federation d'iddentité. Une fois la vision Conférence crée il suffit de communiquer le lien aux participants. Possibilité aussi pour les invité de joindre via un téléphone classique (son seulement), un client SIP (son seulement) un client image et son via H323, RNIS via H323, RNIS. Ca marche très bien avec le client scopia sur les plateformes Windows, Mac et Android. Pas de solution simple sous Linux.

  • Pour réserver une visio conférence, allez sur https://renavisio.renater.fr/
  • allez sur logon et enregistrez vous via la federation d'iddentité en choisissant Observatoire de Paris
  • choisissez le type de visio conférences que vous voulez.
  • il est préféreble d'avoir un casque avec micro que d'utiliser ceux du portable.
  • il est préférable de laisser son micro fermé jusqu'à ce qu'on ait à l'utiliser pour éviter les bruits parasites.

  • Quelques liens d'explication

  • à Renater
  • Guide d'utilisation

Utilisation du vidéoprojecteur seul

A Meudon au bâtiment 15, le vidéoprojecteur est connecté à l'appareil de visioconf. Donc l'utilisation du vidéoprojecteur se fait "à travers" la visioconf. Pour avoir une bonne résolution, il faut :

  • Allumer le systeme de visioconference (bouton face arriere a gauche)
  • Connecter le PC au long cordon VGA
  • Sur la télécommande (NEC) appuyer sur "computer"
  • Après, remettre sur "S-Vidéo" pour se remettre en configuration pour visioconférence