Introduction

La DIO propose un système d'agendas partagés. Cela vous permet donc de gérer vos agendas mais aussi de les partager avec vos collègues. Vous avez aussi la possibilité de déléguer la gestion de vos agendas à d'autres collègues.

Ce système vous permet aussi de synchroniser vos agendas avec un iPhone/iPad ou tous terminaux mobiles supportant le protocole CalDav.

Le moyen le plus simple d'utiliser ce système est de passer par un navigateur web.

Interface web

Lancez votre navigateur web sur l'adresse

https://agendas.obspm.fr/SOGo

vous allez obtenir une page qui ressemble à

copie d'écran sogo intro

il faut alors vérifier soigneusement:

  1. La connexion est bien sécurisée c'est-à-dire que le S de https est bien présent et que le petit cadenas est bien fermé
  2. L'adresse est bien la bonne : agendas.obspm.fr/SOGo

ensuite et uniquement ensuite vous entrez votre login :

  1. dans le champ ad-hoc
  2. votre mot de passe
  3. cliquez connect

vous allez vous retrouver avec la page

copie d'écran sogo intro

À votre première connexion, un email de création d'agenda personnel vous a été envoyé sur votre messagerie.

Une fois connecté, vous avez accès à 3 services (3 premiers onglets sur le bandeau supérieur noir de la page) :

  • Agenda
  • Carnet d'adresses
  • Courrier

Également, vous pouvez modifier les préférences de SOGo (4ème onglet sur le bandeau supérieur noir de la page) :

  • Préférences

Globalement, l'interface de SOGo est sensiblement identique au logiciel de messagerie Thunderbird (en version 2).

Interface de l'agenda

Plusieurs vues de l'agenda sont disponibles :

  • Journée
  • Semaine
  • Mois

La partie gauche de la page affiche la liste des agendas personnels et les abonnements.

Enfin, au-dessus du calendrier, vous avez deux onglets, la première affiche la liste des événements à venir. Un second onglet vous donne la liste des tâches

Comment créer un événement ?

Dans la partie Agenda, il existe 2 manières de créer un événement :

  • Soit en cliquant sur le bouton Nouvel Événement
  • Soit en cliquant directement dans les cases du calendrier

En vue Journée et Semaine, il est possible de cliquer (sans relâcher le bouton) à hauteur de l'heure de début, puis étirer l'événement pour définir la durée, relâcher le bouton pour fixer l'heure de fin. Une fenêtre s'ouvre alors pour renseigner les détails de l'événement.

En vue Mois, il est possible de cliquer dans les cases des jours pour choisir le jour de l'événement (par défaut l'évènement se fera sur la journée).

Une fenêtre s'ouvre alors pour renseigner les détails de l'événement. Pour enregistrer l'événement, cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer.

Comment inviter des contacts à un événement ?

Double-cliquer sur l'événement, la fenêtre de détails de l'événement s'ouvre. Cliquer sur le bouton Participants,

copie d'écran participants

une nouvelle fenêtre s'ouvre alors.

Pour inviter un contact, il faut cliquer sur le bouton Ajouter un participant. Une ligne supplémentaire est créée dans laquelle vous pouvez

copie d'écran participants

taper le nom de l'utilisateur à inviter. En fonction du nom que vous avez tapé, l'auto-complétion affiche alors plusieurs choix de personnes. Veillez à sélectionner la bonne personne : en cas d'homonyme, se baser sur l'adresse email.

Pour rajouter d'autres personnes, répéter autant de fois souhaitée le point précédent.

Une fois toutes les personnes sélectionnées, cliquer sur le bouton OK de la fenêtre des participants.

Cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer des détails de l'événement pour valider la liste des participants et envoyer les invitations. Un email d'invitation à été envoyé à tous les participants.

Comment accepter une invitation à un événement ?

Il est possible d'accepter une invitation à un événement de deux manières différentes : depuis Courrier ou depuis Agenda.

Depuis la vue Courrier, un email est reçu pour chaque invitation :

  • Sélectionner l'email d'invitation.

  • Trois choix apparaissent :

    1. Cliquer sur Accepter pour accepter l'invitation et confirmer votre participation
    2. Cliquer sur Décliner pour refuser l'invitation
    3. Cliquer sur Déléguer pour déléguer l'invitation, une barre de recherche apparaît dans le mail. Taper le nom de la personne à qui vous souhaiter déléguer l'événement puis sélectionner la bonne personne. Cliquer sur OK pour valider la délégation.

Si vous avez effacé par erreur l'email d'invitation avant de confirmer votre participation, ce n'est pas grave. L'invitation apparaît également dans la vue Agenda à la date prévue de l'événement. Voir ci-dessous comment accepter une invitation depuis la vue Agenda.

Depuis la vue Agenda :

  • double-cliquer sur l'événement auquel vous êtes invité (événement légèrement translucide avec un cadre avec des pointillés), une fenêtre s'ouvre.
  • Cette fenêtre contient les détails de l'événement, en particulier le nom de l'organisateur et les participants attendus. En face de Réponse, choisir :
    1. Je participerai pour accepter l'invitation et confirmer votre participation
    2. Je ne participerai pas pour refuser l'invitation
    3. Je délègue pour déléguer l'invitation, une barre de recherche apparaît. Taper le nom de la personne à qui vous souhaitez déléguer l'événement puis sélectionner la bonne personne.
  • Cliquer sur le bouton OK pour valider votre choix.

Partage d'agendas

Droits d'accès

Partager un agenda consiste à donner certains droits à un (ou plusieurs) de vos collègues. Les deux personnes devront faire des opérations symétriques.

Tout d'abord il faut que vous donniez des droits d'accès à votre collègue. Pour cela sélectionner la partie Agenda (si ce n'est déjà fait)

copie d'écran sogo intro

puis sélectionnez l'agenda que vous voulez partager et cliquez sur le bouton droit, sélectionnez alors la partie Partage..

copie d'écran sogo partage

vous aurez une nouvelle fenêtre (ou un popup selon la configuration de votre navigateur) où il faut cliquer sur l'icône d'ajout

copie d'écran sogo ajout utilisateur

dans la nouvelle fenêtre

copie d'écran sogo ajout utilisateur

vous allez chercher une personne pour cela

  1. Introduire une partie du nom/prénom
  2. Sélectionner la personne
  3. Cliquer sur Ajouter. Faites ces opérations autant de fois que vous avez de personnes avec qui vous voulez partager votre agenda puis finir par
  4. Cliquer sur Terminer

Dans la fenêtre que vous avez devant vous, vous devez avoir la liste des gens que vous venez d'ajouter. Double-cliquer sur celui que vous voulez

copie d'écran sogo ajout utilisateur

vous allez maintenant pouvoir donner des droits d'accès à la personne que vous avez sélectionnée :

copie d'écran sogo délégation droits

Comme vous pouvez le voir vous avez trois catégories d'objets :

  • Public : il s'agit là des événements dit publics. En général on donne les droits voir tout. C'est typiquement la réunion de service, etc.

  • Confidentiel : il s'agit des événements qui sont confidentiels. En général on donne les droits Voir date & heure, ce qui veut dire que vos collègues verront que vous êtes occupé mais ne pourrons pas voir le contenu. Par exemple cela peut être un rendez chez le médecin, vous voulez dire à vos collègues que vous ne serez pas là, mais sans plus d'indication.

  • Privé : Il s'agit des événements qui sont privés et donc en général on ne donne aucun droit.

Vous avez aussi la possibilité dans cette fenêtre de déléguer la création d'objet dans votre agenda et de suppression. À noter qu'il s'agit de deux droits différents.

Vous terminez les opérations en cliquant sur Mettre à jour

Une fois cela fait vous aurez terminé l'opération de donner des droits à un collègue. Il faudra évidemment répéter l'opération pour tous les collègues avec qui vous voulez partager l'agenda.

Accéder à l'agenda d'un collègue

Maintenant si vous voulez accéder à l'agenda d'un collègue qui a fait les opérations précédentes vous donnant les droits d'accès vous revenez sur la page concernant les agendas et vous cliquez sur le bouton S'inscrire à un agenda

copie d'écran sogo inscription calendrier

dans la nouvelle fenêtre

copie d'écran sogo ajout calendrier

faites une recherche du nom de votre collègue

  1. introduire son nom
  2. cliquer sur petit logo + en face de son nom pour déployer l'arborescence
  3. cliquer sur l'agenda qu'il partage avec vous
  4. cliquer sur ajouter. Répéter ces opérations autant de fois que vous avez de collègues avec qui vous partagez un agendas.
  5. cliquer sur Terminer

Vous aurez alors dans la liste des agendas ceux de vos collègues. Vous pouvez leurs attribuer des couleurs, les activés ou les désactiver.

Définition du niveau de confidentialité d'un événement

Pour créer un événement il suffit de cliquer/glisser sur la plage horaire voulue

copie d'écran sogo ajout calendrier

dans la nouvelle fenêtre vous pouvez remplir les champs d'information que vous voulez.

Attention à la partie confidentialité

copie d'écran sogo ajout calendrier

qui définit la catégorie et donc par définition l'accès ou non aux informations de cet événement à vos collègues.

Configuration sur iPhone

Nous décrivons la configuration sur un iPhone (sous IOS 5.0.2).

Il faut tout d'abord avoir accès au réseau pour faire la configuration.

Ensuite aller dans 'Réglages'

Puis sélectionner Mail, Contacts, Calendriers

copie d'écran iphone ajout calendrier

sélectionner Ajouter un compte

copie d'écran iphone ajout calendrier

dans la catégorie choisissez Autre

copie d'écran iphone ajout calendrier

puis dans la partie calendriers Ajouter un compte CalDav

copie d'écran iphone ajout calendrier

Entrer les informations

copie d'écran iphone ajout calendrier

où le

  • serveur = agendas.obspm.fr
  • Nom d'utilisateur = votre login
  • Mot de passe = celui utilisé par la messagerie
  • Description : Informatif

quand vous allez appuyer sur suivant il ne va rien se passer durant un temps assez long (plusieurs minutes), et vous allez obtenir le message suivant :

copie d'écran iphone ajout calendrier

appuyer sur Continuer vous allez obtenir (après encore un certain temps d'attente) le message

copie d'écran iphone ajout calendrier

appuyer ensuite sur Réglages avancés

copie d'écran iphone ajout calendrier

  • Activer alors le SSL.
  • Renseigner le port à 443
  • Renseigner l'URL du compte à https://LOGIN@agendas.obspm.fr/SOGo/dav/LOGIN où vous mettez votre login à la place de LOGIN. Attention de respecter la casse.

Appuyer sur le bouton retour en haut à gauche. Puis sur suivant en haut à droite.

Vous avez fini, vous pouvez aller dans l'application calendrier pour voir vos calendriers ainsi que ceux auxquels vous êtes abonné.

La synchronisation des tâches est aussi faites automatiquement.