La DIO vous présente un panel d'outils qu'ils soient internes à l'Observatoire ou issus de la communauté scientifique. Avec le développement du télétravail, ils peuvent être très utiles pour conserver du lien, travailler plus efficacement et intégrer de nouveaux collègues.
Chaque outil répond à un besoin spécifique. Vous trouverez ci-dessous la description de chacun d'entre eux, ainsi que les documentations en ligne qui évoluent en continu.
Certains de ces outils nécessitent d'être authentifié : cela signifie qu'une fenêtre s'ouvrira pour vous demander votre « nom d'utilisateur » parfois appelé « login » et votre « mot de passe ». Ce sont ceux de votre messagerie.
Vous trouverez l'ensemble de la documentation de ces outils (et bien plus encore) sur le site de la DIO : Services outils tutoriels
Messagerie et agenda partagés
Vous connaissez bien sûr l'outil installé sur votre poste de travail (généralement Thunderbird) qui vous permet de gérer votre messagerie et votre agenda professionnel. Dans le cas où vous n'avez pas accès à votre agent de mail habituelle ou si vous avez un souci d'accès vous pouvez utiliser le webmail avec juste un navigateur :
https://agendas.obspm.fr/SOGo/
La documentation est ici : Webmail Agenda
Messagerie instantanée
Le courrier électronique n'est pas toujours le moyen le plus adapté pour des échanges cours et à plusieurs, le temps de latence peut être bloquant si on veut discuter rapidement d'un point précis.
Pour palier à cela il existe des outils de communication dites « instantanée », adaptés à une conversation en temps réel.
Cela peut être utile si vous souhaitez garder un contact quotidien avec les membres de votre équipe ou de votre service, ou bien discuter autour d'une question technique, d'un projet bien précis sans pour autant avoir une avalanche de mail et devoir attendre que chacun ait répondu.
Créer une zone d'échange un peu comme au travail. Pour cela, le tchat (ou clavardage) est l'outil qui le plus adapté. A titre professionnel, les solutions proposées sont hébergées à l'Observatoire et donc entièrement confidentielles.
La DIO propose ces solutions de clavardage qui répondent à des besoins différents.
https://chat.obspm.fr 👍
Cette solution, est la plus adaptée pour discuter à l'intérieur et à l'extérieur d'un groupe d'individu ou avec « tout » le monde, il ne nécessite aucune application particulière pour y accéder (à part un navigateur web). Il est aussi possible de discuter avec des gens extérieurs à l'observatoire (sur invitation et création de compte). Dans certaines situations cette solution peut remplacer avantageusement une liste de diffusion. C'est la solution à privilégier. Veuillez aller à l'adresse zulip pour une description plus détaillée des fonctionnalités.
https://mattermost.obspm.fr
Un deuxième outil adossé au système de gestion de version https://gitlab.obpm.fr est disponible, il s'appelle Mattermost, il est plus indiqué pour une communication à l'intérieur (exclusivement) d'un groupe. À utiliser lorsqu'on travaille en groupe autour d'un projet au sein de GitLab. Tout comme pour chat, il ne nécessite qu'un navigateur web, vous trouverez sa documentation ici : mattermost.
Organiser une visio ou télé conférence
Pour des besoins plus ponctuels de réunion à plusieurs.
Pensez à demander à vos participants de se munir de micro-casque ou de kit main libre et de couper leur micro lorsqu'ils ne prennent pas la parole.
Il peut être utile de savoir « lever la main » lorsque l'on veut prendre la parole et d'utiliser en parallèle la messagerie instantanée intégrée à la visioconférence : ces outils le permettent et des règles de bonnes pratiques peuvent être rappelées en début de réunion.
Les solutions commerciales de type ZOOM, SKYPE, WHATSAPP ... sont déconseillées par les Responsables de la sécurité informatique (RSSI), particulièrement pour les données sensibles (bannis en ZRR). Ils sont soumis aux Cloud Act, Patriot Act ...
BigBlueButton 👍
L'Observatoire a mis en place une solution de visioconférence https://visio.obspm.fr basé sur le logiciel BigBlueButton, et utilisable directement via un navigateur web. Vous trouverez la documentation ici : Bluebutton
rendez-vous
Vous pouvez aussi utiliser le service de Renater : Rendez-Vous https://rendez-vous.renater.fr, il permet comme pour Zoom de faire des visios en mode hybride avec les salles équipées de l'Observatoire
Travailler à plusieurs et partager des données
Gestion de versions
La plateforme https://gitlab.obspm.fr vous propose une solution complète de développement logiciel. Basé sur le logiciel git, il vous permet de gérer vos codes, seul ou à plusieurs, avec plusieurs schémas de développement. Il intègre aussi des outils avancés d'intégration continue. Son utilisation n'est pas évidente, mais vous apportera une aide très importante une fois maitrisé. Il est aussi particulièrement adapté pour partager à plusieurs n'importe quel type de document texte (ce qui exclue les documents type Word/Excel/Powerpoint). Vous trouverez la documentation sur gestion version.
Partager un document ou un dossier en ligne avec accès authentifié ou pas
La DIO propose aussi une solution (hébergé au sein de l'établissement) de partage de fichiers basé sur la solution Nextcloud. Cette solution vous permet de stocker vos documents (à utiliser judicieusement), d'avoir un système de synchronisation automatique avec votre poste utilisateur. Il permet aussi de partager des documents (quels que soient leurs formats) avec des membres internes ou externes à l'Observatoire. Dans le cas de partage avec des personnes externes l'authentification se fera par secret partagé (vous lui envoyez un code pin). Vous trouverez beaucoup de documentation sur le net sur les fonctionnalités de la solution Nexcloud mise en place. C'est un logiciel intuitif. L'accès se fait via l'adresse
et l'authentification est celle de votre messagerie.
Les fichiers partagés par une personne dont le compte expire, seront supprimés en même temps que son compte. Si vous souhaitez les conserver, il faut les copier sur votre compte : menu « trois points », déplacer ou copier.
Suite bureautique
La suite bureautique ONLYOFFICE est accessible directement depuis https://share.obspm.fr, elle permet l'édition collaborative de fichiers. Pour plus d'informations, voir la page d'utilisation de ONLYOFFICE.
Édition de fichiers Markdown
HedgeDoc permet d'écrire des fichiers en Markdown à plusieurs, avec visualisation en temps réel : https://mdbook.obspm.fr.
Hébgergement de vidéos
La plateforme https://astrotube.obspm.fr permet d'héberger des vidéos et de diffuser des directs.
Plus d'informations sur la page de documentation d'AstroTube.
Créer des listes de diffusion avec espace partagé
L'outil « sympa » permet de faire des listes publiques ou privées et de proposer aux abonnés des espaces partagés.
Vous trouverez les détails sur Aliases et listes de diffusion.
Déposer des fichiers volumineux
Il est fortement déconseillé d'envoyer des documents volumineux via la messagerie électronique. Il est encore plus déconseillé d'en envoyer à plusieurs personnes. Une image de 10 Mo envoyée à 10 personnes c'est 100 Mo (en consommation énergétique cela équivaut à laisser une ampoule de 60 W allumée pendant 42 heures). Nous vous recommandons d'utiliser
Si vous devez échanger avec des gens extérieurs qui doivent déposer des documents nous vous recommandons l'utilisation de
qui vous permet de créer un endroit temporaire où vos correspondants peuvent déposer leurs fichiers.