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La DIO vous présente un panel d’outils qu’ils soient internes à l’Observatoire ou issus de la communauté scientifique. En cette période de confinement, ils peuvent être très utiles pour conserver du lien, travailler plus efficacement et intégrer de nouveaux collègues.

Chaque outil répond à un besoin spécifique. Vous trouverez ci-dessous la description de chacun d’entre eux, ainsi que les documentations en ligne qui évoluent en continu.

Certains de ces outils nécessitent d’être authentifié : cela signifie qu’une fenêtre s’ouvrira pour vous demander votre « nom d’utilisateur » parfois appelé « login » et votre « mot de passe ». Ce sont ceux de votre messagerie.

Vous trouverez l’ensemble de la documentation de ces outils (et bien plus encore) sur le site externe de la DIO : Services outils tutoriels

Messagerie et agenda partagés

Vous connaissez bien sûr l’outil installé sur votre poste de travail (généralement Thunderbird) qui vous permet de gérer votre messagerie et votre agenda professionnel. Dans le cas où vous n'avez pas accès à votre agent de mail habituelle ou si vous avez un souci d'accès vous pouvez utiliser le webmail avec juste un navigateur :

https://agendas.obspm.fr/SOGo/

La documentation est ici : Webmail Agenda

Messagerie instantanée

Le courrier électronique n'est pas toujours le moyen le plus adapté pour des échanges cours et à plusieurs, le temps de latence peut être bloquant si on veut discuter rapidement d'un point précis.

Pour palier à cela il existe (depuis très longtemps d'ailleurs) des outils de communication dites « instantanée », c'est-à-dire que l'outil vous assure (en tout cas vous indique) que le message est arrivé ou pas.

Cela peut être utile si vous souhaitez garder un contact quotidien avec les membres de votre équipe ou de votre service, ou bien discuter autour d'une question technique, d'un projet bien précis sans pour autant avoir une avalanche de mail et devoir attendre que chacun ait répondu.

Créer une zone d'échange un peu comme au travail. Pour cela, le tchat (ou clavardage) est l'outil qui le plus adapté. A titre professionnel, les solutions proposées sont hébergées à l'Observatoire et donc entièrement confidentielles.

La DIO propose trois solutions de clavardage qui répondent à des besoins différents.

https://chat.obspm.fr

Cette solution, est la plus adaptée pour discuter à l'intérieur et à l'extérieur d'un groupe d'individu ou avec « tout » le monde, il ne nécessite aucune application particulière pour y accéder (à part un navigateur web). Il est aussi possible de discuter avec des gens extérieurs à l'observatoire (sur invitation et création de compte). Dans certaines situations cette solution peut remplacer avantageusement une liste de diffusion. C'est la solution à privilégier. Veuillez aller à l'adresse rocket chat pour une description plus détailler des fonctionnalités.

https://mattermost.obspm.fr

Un deuxième outil adossé au système de gestion de version « gitlab.obpm.fr » est disponible, il s'appelle Mattermost, il est plus indiqué pour une communication à l'intérieur (exclusivement) d'un groupe. À utiliser lorsqu'on travaille en groupe autour d'un projet au sein de gitlab.obspm.fr Tout comme pour rocket_chat, il ne nécessite qu'un navigateur web, vous trouverez sa documentation ici : mattermost.

jabber

Enfin la DIO propose toujours un serveur XMPP, dont l'utilisation est liée à l'installation et à la configuration d'outils dédiés. La convivialité va donc dépendre en partie de l'outil que vous allez choisir. Voir la documentation sur jabber

Organiser une visio ou télé conférence

Pour des besoins plus ponctuels de réunion à plusieurs.

Pensez à demander à vos participants de se munir de micro-casque ou de kit main libre et de couper leur micro lorsqu'ils ne prennent pas la parole.

Il peut être utile de savoir « lever la main » lorsque l’on veut prendre la parole et d’utiliser en parallèle la messagerie instantanée intégrée à la visioconférence: ces outils le permettent et des règles de bonnes pratiques peuvent être rappelées en début de réunion.

Les solutions commerciales de type ZOOM, SKYPE, WHATSAPP ... sont déconseillées par les Responsables de la sécurité informatique (RSSI), particulièrement pour les données sensibles (bannis en ZRR). Ils sont soumis aux Cloud Act, Patriot Act ...

bluebutton

L'Observatoire a mis en place une solution de visioconférence utilisable via un simple navigateur basé sur le logiciel bigbluebutton Vous trouverez la documentation ici : Bluebutton

rendez-vous

Vous pouvez aussi utiliser le service de Renater très sollicité: rendez vous https://rendez-vous.renater.fr

renavisio

Un modèle plus professionnel est également proposé par RENATER, mais il nécessite d'installer un client sur le poste de travail : Renavisio.

Vous êtes guidé pas à pas pour créer une visio et vous avez juste à communiquer une adresse web aux participants sur http://renavisio.renater.fr

Travailler à plusieurs et partager des données

Gestion de versions

La plateforme https://gitlab.obspm.fr vous propose une solution complète de développement logiciel. Basé sur le logiciel git, il vous permet de gérer vos codes, seul ou à plusieurs, avec plusieurs schémas de développement. Il intègre aussi des outils avancés d'intégration continue. Son utilisation n'est pas évidente, mais vous apportera une aide très importante une fois maitrisé. Il est aussi particulièrement adapté pour partager à plusieurs n'importe quel type de document texte (ce qui exclue les documents type Word/Excel/Powerpoint). Vous trouverez la documentation sur gestion version

Partager un document en édition

Le service etherpad de l'IN2P3 permet ce genre de chose, le document est conservé 90 jours après sa création. https://etherpad.in2p3.fr

Partager un document ou un dossier en ligne avec accès authentifié ou pas

La DIO propose aussi une solution (hébergé au sein de l'établissement) de partage de fichiers basé sur la solution Nextcloud. Cette solution vous permet de stocker vos documents (à utiliser judicieusement), d'avoir un système de synchronisation automatique avec votre poste utilisateur. Il permet aussi de partager des documents (quels que soient leurs formats) avec des membres internes ou externes à l'Observatoire. Dans le cas de partage avec des personnes externes l'authentification se fera par secret partagé (vous lui envoyez un code pin). Vous trouverez beaucoup de documentation sur le net sur les fonctionnalités de la solution Nexcloud mise en place. C'est un logiciel intuitif. L'accès se fait via l'adresse

https://share.obspm.fr

et l'authentification est celle de votre messagerie.

Les fichiers partagés par une personne dont le compte expire, seront supprimés en même temps que son compte. Si vous souhaitez les conserver, il faut les copier sur votre compte : menu « trois points », déplacer ou copier.

Suite bureatique

La suite bureautique ONLYOFFICE est accessible directement depuis https://share.obspm.fr, elle permet l'édition collaborative de fichiers, et est compatible avec le format Office Open XML de Microsoft Office : .docx, .xlsx, .pptx.

Hébgergement de vidéos

Trois instances du logiciel PeerTube permettent d'héberger des vidéos :

  • AstroTube : ouvert à tout le monde, quota de 10 Go (extensible sur demande) ;
  • AstroTube UFE : instance dédiée à l'UFE (contacter la cellule TICE) ;
  • SyrtePlay : instance gérée par le SYRTE.

Créer des listes de diffusion avec espace partagé

L'outil « sympa » permet de faire des listes publiques ou privées et de proposer aux abonnés des espaces partagés.

https://sympa.obspm.fr

Vous trouverez les détails sur Aliases et listes de diffusion

Déposer des fichiers volumineux

Il est fortement déconseillé d'envoyer des documents volumineux via la messagerie électronique. Il est encore plus déconseillé d'en envoyer à plusieurs personnes. Une image de 10 Mo envoyée à 10 personnes c'est 100Mo (en consommation énergétique cela équivaut à laisser une ampoule de 60W allumée pendant 42 heures). Nous vous recommandons d'utiliser

https://upload.obspm.fr

Si vous devez échanger avec des gens extérieurs qui doivent déposer des documents nous vous recommandons l'utilisation de

https://filesender.renater.fr

qui vous permet de créer un endroit temporaire où vos correspondants peuvent déposer leurs fichiers

Réseau Social

L'observatoire met à votre disposition un outil open source pour faire du réseau social (micro-blogging) très proche de l'application twitter.

Cela s'appelle Mastodon : https://mastodon.obspm.fr

Vous pouvez vous authentifier avec vos login/mot de passe de la messagerie (ldap).

Le "fil local" est propre à l'observatoire, tandis que le "fil global" regroupe en plus les mastodons des autres établissements.